OTC-Pharmaunternehmen schafft die Basis für Wachstum, sichere Prozesse und digitale Zukunft

Steckbrief

Branche

Pharma

Unternehmen

Familiengeführter Hersteller von OTC-Arzneimitteln und Mineralstoffpräparaten aus Bayern

Größe & Reichweite

Über 2.030 Mitarbeitende; Export in über 25 Länder.

Leistung T4LS

ERP-/Business-IT-Auswahl & Vergabe · Vertragsprüfung & -verhandlung · ERP-Projektbegleitung

Regulatorik

GMP · GAMP 5 · EU- GMP Annex 11 · AMG, Nahrungsergänzungsmittelrecht; NIS2

Situation

Der Hersteller in Bayern entwickelt OTC-Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel auf Basis organischer Mineralstoffverbindungen, darunter etablierte Apothekenmarken.

Das Familienunternehmen in dritter Generation produziert am 2020 erweiterten Standort nach GMP-Standards, beschäftigt über 2.030 Mitarbeitende und vertreibt seine Produkte in mehr als 25 Ländern.

Seit Juli 2026 vertreibt das Haus zusätzlich weitere Healthcare-Produkte exklusiv an deutsche Apotheken.

Problem

Eine durchgängige Supply Chain, vernetzte Prozesse und höchste regulatorische Anforderungen: Das neue ERP-System verbindet Beschaffung, Produktion, Logistik, Vertrieb und Finanzen auf einer zentralen Plattform – GMP-konform und validierbar nach GAMP 5.

Die Wahl fiel auf eine zukunftsfähige Public-Cloud-Lösung mit Potenzial für KI und ergänzende Apps. Die Einführung erfolgt schrittweise und orientiert sich konsequent an den Geschäftsprozessen.

Entscheidend bei der Systemauswahl war nicht die Funktionsvielfalt, sondern der konkrete Nutzen. Wenige, gezielte Prozessszenarien gaben den Ausschlag. Ihre Abnahmekriterien definieren den verbindlichen Leistungsumfang im Vertrag.

Lösung

T4LS übernahm von Beginn an eine zentrale Rolle bei der Strukturierung und Steuerung des Auswahlprozesses. Gemeinsam mit dem Unternehmen wurden Anforderungen geschärft, Prioritäten definiert und frühzeitig klare Erwartungen an die Anbieter kommuniziert. Parallel bereitete T4LS die Organisation auf die Transformation vor, etablierte eine Key-User-Struktur und führte das Projektteam auf gemeinsame Ziele zusammen. Ein besonderer Fokus lag auf einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem künftigen ERP-Anbieter – von der Auswahl über die gemeinsame Vertragsverhandlung bis zur laufenden Einführung. So schuf T4LS die organisatorischen und vertraglichen Grundlagen für eine erfolgreiche Umsetzung.

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   Prozessszenarien

   Mit den Fachbereichen hat T4LS wenige durchgehende Szenarien beschrieben, an denen sich Anbieter und Implementierungspartner messen lassen.

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   Auswahl

   T4LS setzte auf ein zweistufiges Auswahlverfahren: Zunächst wurde die passende ERP-Plattform anhand definierter Prozessszenarien, technischer und betrieblicher Anforderungen sowie der Validierbarkeit nach GAMP 5 ausgewählt. Erst im zweiten Schritt rückten geeignete Implementierungspartner für die gewählte Plattform auf die Shortlist. Bereits in dieser Phase wurde die spätere Umsetzung mitgedacht. Statt bestehende Abläufe unverändert in das neue System zu übertragen, setzt das Unternehmen auf die Prozessstandards der gewählten Lösung und die Bereitschaft, eigene Strukturen anzupassen. Die frühzeitig definierten Abnahmekriterien werden in der Realisierung den jeweiligen Prozessen und Subprozessen des Implementierungspartners zugeordnet.

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   Vertrag

   Abnahmekriterien aus den Szenarien sind der Leistungsumfang. T4LS hat die Verträge vorbereitet und verhandelt.

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   Einführung

   Bereits vier Wochen nach der Entscheidung konnte das ERP-Implementierungsprojekt starten, mit einem vorbereiteten Projektteam und klar definierten Verantwortlichkeiten. Die agile Umsetzung befindet sich in der ersten Iteration. T4LS begleitet und steuert die Umsetzung weiterhin aktiv.

Ergebnisse

Die Entscheidung fiel auf eine zukunftsfähige Public-Cloud-Plattform, die regulatorische Sicherheit mit technologischer Innovationsfähigkeit verbindet. Neben der funktionalen Eignung zählten strategische Perspektiven – insbesondere die KI-Strategie, die Erweiterbarkeit durch Apps und eine skalierbare Architektur für weiteres Wachstum.

GxP-Konformität war Grundvoraussetzung. Der Implementierungspartner musste seine Erfahrung im regulierten Pharmaumfeld durch Referenzen belegen und die Validierbarkeit nach GAMP 5 sicherstellen.

Ein weiteres Ergebnis ist der partnerschaftlich verhandelte Vertrag auf Augenhöhe. Klare Abnahmekriterien, verbindliche Leistungszusagen und geregelte Verantwortlichkeiten schaffen Transparenz und Verlässlichkeit. Damit steht neben der technologischen Basis auch ein belastbares Fundament für die laufende ERP-Einführung.

Eine skalierbare, validierbare Cloud-Plattform mit klaren Verantwortlichkeiten, vertraglicher Sicherheit und Perspektiven für KI-gestützte Geschäftsprozesse.

Kernpunkte

1. Die Public Cloud ist so gewählt, dass sie sich unter GAMP 5 validieren lässt.
2. Abnahmekriterien aus den Szenarien sind der Leistungsumfang im Vertrag.
3. Die Umsetzung ist in der ersten Iteration. T4LS steuert sie weiter.