Fünf Werke bekommen ein ERP, dessen Leistungsumfang im Vertrag steht

Steckbrief

Branche

Lebensmittel / Nutrition

Unternehmen

Internationaler Fruchtsafthersteller aus Österreich

Größe & Reichweite

Rund 1.000 Mitarbeitende, davon 580 in Österreich; Umsatz im dreistelligen Millionenbereich. Hauptsitz in Österreich; Werke in Österreich, Deutschland, Italien und der Ukraine; 13 Tochtergesellschaften; Exportquote rund 88 %

Leistung T4LS

ERP-/Business-IT-Auswahl & Vergabe · Vertragsprüfung & -verhandlung

Regulatorik

IFS Food in allen Werken, Bio, Fairtrade, Rainforest Alliance (kein GxP-Umfeld)

Projekt in Zahlen

5 Produktionswerke in 4 Ländern

Situation

Der Getränkehersteller ist ein Familienunternehmen in fünfter Generation. Die Gruppe produziert Fruchtsäfte in fünf Werken in Europa mit Hauptsitz in Österreich.

Rund 1.000 Menschen arbeiten dort, 580 davon in Österreich. Der Umsatz der Gruppe liegt im dreistelligen Millionenbereich, die Exportquote bei rund 88 Prozent. Zur Gruppe gehören 13 Tochtergesellschaften.

Parallel investiert das Unternehmen im zweistelligen Millionenbereich in Produktion, Lager und Digitalisierung und hat ein neues ERP angekündigt.

Problem

Anbieter und Implementierungspartner müssen Produktion, Supply Chain und Vertrieb über fünf Werke und die Auslandsgesellschaften abbilden.

Ein Lastenheft des heutigen Zustands hätte eine Einführung nahe am Standard später erschwert. Beschrieben wurden deshalb wenige durchgehende Szenarien. Die Abnahmekriterien daraus sind der Leistungsumfang im Vertrag.

Was erreicht werden sollte

• ERP-Entscheidung auf Basis der Prozessszenarien
• Vertrag mit Akzeptanz- und Abnahmekriterien als Leistungsumfang
• Ausgangslage für eine Einführung nahe am Standard

Lösung

T4LS hat Auswahl, Vergabe und die Vertragsverhandlung geführt.

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   Prozessszenarien

   Mit den Fachbereichen hat T4LS wenige, durchgehende Szenarien beschrieben. Daran müssen sich Anbieter und Implementierungspartner messen lassen. Für die Vorauswahl der Anbieter – neben grundsätzlicher Eignung, die in einem Vorprozess auf Basis der T4LS-Plattformen stattfindet – werden hier spezielle Szenarien ausgewählt, welche besonders erfolgsrelevant sind. T4LS hat Vorlagen zu vielen Szenarien.

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   Auswahl und Vergabe

   Bewertet wurde nach diesen Szenarien, dazu nach Plattform, Betriebsmodell und dem umliegenden Angebot. Insbesondere wurde Wert darauf gelegt, nach diesem Projekt nie mehr einen großen Plattform-Wechsel durchführen zu müssen. Anbieter in der Private Cloud wurden aus der Auswahl ausgeschlossen.

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   Abnahmekriterien

   Aus den Szenarien wurden Akzeptanz- und Abnahmekriterien. Sie legen den Leistungsumfang fest.

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   Vertrag

   T4LS hat die Verträge vorbereitet und mit dem Unternehmen, dem Anbieter und dem Implementierungspartner verhandelt: Leistungsumfang, Projektorganisation und Konditionen.

Ergebnisse

Die ERP-Entscheidung wurde getroffen und das ERP-Projekt umgesetzt.

Kernpunkte

1. Die Szenarien der Werke sind der Maßstab für die Anbieter. Es wurde kein Lastenheft aus einem Funktionskatalog erstellt, sondern über einen Abnahmekriterienkatalog gearbeitet, der Vertragsbestandteil wurde.
2. Mix aus Standardnähe und wettbewerbsrelevanten Individualanforderungen finden und umsetzen.
3. Public-Cloud-Plattform, die hybridfähig ist und eine umfangreiche Konzern-Funktionalität vorweist.
4. Partner finden, die nicht nur die Branche verstehen, sondern auch passende Implementierungs-Methoden anwenden.
5. Wie oft in dieser Branche: Partner, die fähig sind, eine AS400-Lösung in die Moderne zu führen.
6. Partner finden, welche eine umfangreiche Change-Aufgabe verstehen und die Leadership-Qualität im Projekt halten können.